Первинний документ є основою бухгалтерського обліку та підтверджує факт здійснення господарської операції. Правильно оформлений документ дозволяє уникнути претензій під час перевірок і забезпечує юридичну силу господарських операцій.
Первинний документ повинен бути складений під час здійснення господарської операції або безпосередньо після її завершення.
Оберіть документ відповідно до господарської операції: акт виконаних робіт, видаткова накладна, рахунок, товарно-транспортна накладна, касовий документ тощо.
Кожний первинний документ повинен містити дату складання та унікальний номер, що дозволяє його ідентифікувати.
Необхідно зазначити повне найменування підприємства або ПІБ фізичної особи-підприємця, код ЄДРПОУ або РНОКПП, адресу та інші реквізити.
Документ повинен містити зрозумілий опис операції, перелік товарів або послуг, їх кількість, одиниці виміру та вартість.
Документ набуває юридичної сили після підписання відповідальними особами. Якщо використовується електронний документообіг — накладається КЕП.
Якщо первинний документ не містить обов'язкових реквізитів, його можуть визнати оформленим неналежним чином. Це може призвести до податкових ризиків та спорів під час перевірок.
Документ без дати складання не відповідає вимогам законодавства.
Відсутність підписів відповідальних осіб позбавляє документ юридичної сили.
Неправильні назви підприємств або коди можуть стати підставою для претензій контролюючих органів.